研究会のまとめ


2010年2月9日に東工大で「Workshop on exotic nuclei and modern shell models」という国際研究会が行われた。
この研究会は物理学リーダーシッププログラムのFGIPに基づくため予算は大学から出た。今後のためにやったことと反省をまとめておく。

****前日＆前日以前の準備****

―会場の手配

本研究会は本館の講義室H116、コーヒーブレークにH114Bを用いた。講義室の予約は教務課に行って窓口で行う。
名前、場所、利用する時間と目的、内線などを記入する。学生の名前で取れるかは不明。今回はテスト期間２週目
だったからわりと空いていた。研究会が決まった時点で予約するのがベスト。前日も借りておくと準備しやすい。

―ポスター、プログラム、webページの準備

[宣伝用ポスター]、 [webページ] と各基礎・物性研究室に配る [プログラム] と当日の [プログラム] をそれぞれ分担して準備した。

―ポスターの立看板、案内板の手配

[借用書] に必要事項を記入し、資材課へ提出する。開催日前後１日借りておくと準備・片付けしやすい。
資材課は９：００～１７：００まで。雨天時に備え、看板のカバー？も借りられる。

―立看板設置許可

立看板を正門に設置するには許可がいるので、総務課に前もって申請しておく。直接総務課に行って申請書を書いた。
看板を設置する際に貼る判子が押された紙をもらえる。これを看板の裏に貼っておかねばならない。
案内板は邪魔にならないように置く。許可はいらない。

―名札の制作

参加者の [名札] を作る。 [ラベル屋さん] というフリーソフトを用いる。専用の台紙は生協に売っている。
使い方は簡単なので使えばわかる。当日参加もいるので名前を書かない名札も余分に作っておいた。
今回、名札ケースは旭研から借りたが、生協に売っている。

―名簿の作成

[参加者の名簿]を作っておく。登録せず当日来た人には受付時に氏名、所属、職名を書いてもらう。コーヒー、
お菓子の予算申請するときに上記の情報が必要。

―コーヒーブレークの準備

予算を使う場合は [物品・注意点] に従う。今回、お菓子は生協で買ったので大学から生協に支払うこととなる。
生協で購入する場合は自分で立て替えてはいけない。必ず校費で買う。校費カードを持って生協に行き、会計は
奥のカウンターで行う。校費は「中村研」と「その他」と分かれているので、その「他の方」にするように言う。
購入時、生協の人に「見積書・納品書・請求書」を研究室ポストに届けてもらうように頼んでおく。
一方、コーヒーは第１食堂にて配達サービスを頼む。配達時間を伝え、こちらも「見積書・納品書・請求書」を頼ん
でおく。コーヒーは１杯200円で砂糖、ミルク、マドラーはついてくる。研究会後「見積書・納品書・請求書」と
[会議用食事等請求理由書] を事務に提出する。

―プロジェクター関連の準備

前日にプロジェクターのチェックをしておく。部屋が大きい場合はマイクの準備もする。指示棒とレーザポインタは用意する。

―電源の用意

参加者はPCを持ってくるため、延長コードなどで各箇所に電源を設置するとよいかも。

****当日の準備****

―受付

受付を設置し、参加者のチェックをし、名札を渡す。１人でもできるが２人程度。

―時計係

[座長の友] で参加者の発表の時間の管理。実際そんなにやることはない。設定しておいてクリックだけ。ワンクリック詐欺。

―コーヒーブレークの準備

お菓子や紙コップ、ゴミ袋を準備する。コーヒーは生協の達也っぽい人が持ってきてくれる。回収時間も伝えておく。

―Chairperson (司会)

事前に司会は教授か助教授の方あたりに頼んでおきましょう。

****当日の片づけ****

名札のケースを回収する。あとは使用した部屋を元通りにして、借りた物を返す。資材課は17時まで、教務課は17時15分
までであることに注意。

****まとめ・今後のための助言****

今回の研究会は特に問題なく終わったと思う。ただ一番面倒だったのが、初めてだったせいか生協でのお菓子購入の際の手続き。
思い出されるお菓子なんぞに悩まされた日々。あと当たり前のことだが物を借りたり、色々作ったりする際は早めに余裕を持っ
て取りかかる。会場を前日に借りたり、物品（看板とか）を次の日まで借りておくと準備・片づけに助かる。