研究会のまとめ

***前日の会議録***

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1：生協へのレセプション（夕飯とソフトドリンク）全般　＜ーこれは今回はGCOEの予算

準備：
・生協に行って、予算と人数に応じた料理と飲み物を頼む。

当日：
・受け取る。食べる。飲む。片付ける。

備考：
・予約は電話でもできるっぽいが、１食に行って話した方が早い？気がする。
・見積り書をもらうように言われたから、見積りをとった。
・メニューは予算と人数を言ったら生協側が勝手に決めた。多少変更はできるっぽいが自分で１からメニューを作ることはできない。
・寿司が人気。焼きそばは塩焼きそばの方がうまい。
・飲み物は高いので、学外で買った方が断然お得。
・対応してくれたのは高島さん（女性）と杉山さん（タッチ）。どっちもいい人。
・言えば、コップとか箸とかペーパータオルとか余り物をつめる容器とか多めにもらえる。

2：コーヒーブレークの準備＜ーこれも今回はGCOEの予算

準備：
・角笛（今回の場合）にコーヒーとドーナツを頼む。コーヒー１ポット（20人分）で3,500円、ドーナツ１個120円
・見積り書をもらうように言われたから、見積りをとった。
・お菓子とソフトドリンク、皿とか？を買っておく。（皿はGCOEに借りれたけど）
・見積、請求、納品書をもってきてらうか、どっかに送ってもらうなら頼んでおく。

当日：
・受け取る。並べる。食べる。飲む。片付ける。
・見積、請求、納品書をもらう。

備考：
・事前に角笛に電話して注文しておく。時間を指定すればもってきてくれる。
・コップ、ミルク、佐藤は人数分しかもってこなかった。（言えば多くもらえる？でもなんだかんだ足りた）
・ポットは自分たちで返却した。
・紅茶はGCOEが用意してくれた。
・ドーナツは朝人気。夕方はそんなに食いつきが悪い。お菓子は予想より少なめでいい。

3：レセプションのお金の徴収（東工大の教授、助教）、領収書・収支表の作成

準備・備考：
（今回が特別かもしれんが、）東工大の教授達に先にレセプションのお金を徴収した。
領収書を作ってGCOEに印をもらい、徴収時に渡す。
領収書の例は[領収書sample2]に。A４の紙１枚で２人分。半分渡して残り半分は控え。
終わった後の収支表的なもの[サマースクール収支表]を作成する。
徴収する・しない人がいたので、名簿係の人と協力して当日間違いの内容にする。

4：印刷班 Abstract、Program、Lecture noteの印刷

準備：
・メールで全講演者からタイトル、Abstractを受けとる
・さらにInvited Speakerからは発表資料を受け取る。これをLecture noteとする。
・Abstract、Programを作成

前日：
・印刷

当日：
・受付で配布

備考：
事前準備；
・締切りを過ぎてもなかなか集まらない→印刷は前日に行った。
・Programは中村氏の原案を元に過去の物を参考にしてWordで作成→pdf。
・Abstractは講演者からもらったファイルからTeXで作成→pdf。
・人によってプレーンテキスト、.doc、.pdf等様々な形式で送ってくる。面倒。
可能なら最初からTeXのソースを送ってもらえるようにすべき。
・REVTeX4を使おうとしたら文字が小さすぎるように感じた。→styをいじる暇がなかったのでjarticleで適当にコマンドで文字サイズ等調整。
・Lecture noteはpptの場合一度pdfに変換してから1ページに4枚のスライド、両面印刷とした(pptから直接印刷するよりも余白を小さくできる)。
・ProgramについてはGCOEのweb上にadminでログインしてアップロード。
・Lecture noteについてはGCOEのページに該当の項目がないことからbeにパスワード付でアップ。
・Receptionの案内のためのフロアマップも作成した。これはhttp://www.sisetu.titech.ac.jp/downlode/downlode.htmから本館のpdfをダウンロード→イラレで編集。

印刷；
・印刷は本館2F物性図書室のコピー機でカードを借りて行った。Lecture noteは50部、他はそれより多めに印刷。
全部で3時間位かかった。この部屋は無線LANが入らないので本などを用意すると良い。

・このコピー機はPCをつないで直接印刷することもできるらしい。が、今回は研究室で印刷したものを持って行った。
・カラー印刷の単価は1ページ7.5円程度。
・印刷した後、段ボール箱に入れてH113へ運搬。
・物性図書室のコピー用紙は入り口近くの棚だけでなく、部屋の最奥にも箱で積んである。
・物性図書室は10:00〜16:00しか空いていない。鍵は同じフロアの物性事務室にある。

5：名簿および名札作成、受付

準備：
・参加者のリスト確保
・確保した名簿から参加者の名札を制作し、用紙に印刷してケースに入れる。
・当日参加者のために空白の名札印刷

当日：
・受付と同時に名札配布
・当日参加者の名札制作、配布

備考：
・今回はリストを佐古さんからもらってそのリストを基礎にして名簿を制作
・事前登録者18人
・教授、講演者、チェアパーソンの人で登録してない人をすべて含めると45人くらい
・登録していなくても来るであろうと思われる人のリストを自分で作成し、名簿を制作
・制作した名簿を参考に名札を制作(ラベル屋さんプログラム使用)
・名札制作時は空白のものを作り、当日参加者に備える
・名札印刷時は気をつけることが多い(ex:用紙の向き、他の人がプリンタを使うかチェックなど)
・未登録で参加する人をちゃんと事前チェック
・ラベル屋さんはネットに繋がっていないとちゃんと動作しない疑惑
・今回の名札制作時に作ったファイルは研究室のラップトップに

6：正門用のポスターおよび講義室への案内板・張り紙の制作設置

準備：
・ポスターの掲示許可
・板そのもの(ポスター用と案内板)の借用申請
・ポスター・順路案内の紙の用意

前日
・設置

当日
・動いていないかチェック
・できれば片付け

備考：
掲示許可；
・総務課(真ん中の建物の3階)に行くと申請用の紙がもらえるので、その場で書けばよい。
・ただし、会議の名前や目的を書かなければならないので、過去のを参考にメモしておく。
・案内板の掲示の許可は必要ない
・看板・案内板自体は財務課(1階奥)に申請する。申請用の紙はPCに入っている(はず)。
・数は、特大：1、案内板：6ぐらい。
・可能なら、申請期間は前後二日も取っておくほうが楽。
・雨避け用のカバーも一緒に借りておく。
ポスター；
・ポスターは先に印刷しておく(なんだかんだで時間かかる)
・ポスターの許可の判子は先に貼らないと貼れなくなる。
案内板；
・経路は近いことよりも、分かりやすい方がよいかも。
・経路とは別に、通りそうなところに案内の紙を貼った。
・「右」、「左」だけではなく、「まっすぐ」を示す案内をたくさん貼るとよいかも。
・レセプションを案内する看板も受付に設置した。
・案内板は両面貼っておくと便利かも
設置・片付け；
・4人ぐらいいればすぐにできる。
・案内板の置き場所、置き方悩む。

その他：
・受付に貼る紙とか燃えるゴミ(どちらも英語で)とかを用意しておく(お湯なのかコーヒーなのかとかも)
・コーヒーは朝も欲しい。
・コーヒーは自分たちで作ったほうが安い？
・臨時にインスタントコーヒーがあると喜ばれるかも
・ビールは人数*1*350mlがちょうどいいのかも。
・お酒はカクヤスが安い。
・飲み物は生協は高い。